Slecht nieuws brengen: zo doe je het goed

Deze 9 tips wil je niet missen!

Vorige week zag ik op Linkedin een brief van een bedrijf voorbij komen van een bekend bedrijf dat auto’s voorziet van een nieuwe autoruit of een schade eraan repareert. In de brief vroeg het bedrijf leveranciers en partners om uitstel van betaling vanwege de coronacrisis. Veel mensen ergerden zich aan de inhoud: Teveel vanuit het bedrijf gedacht, geen empathie, te eenzijdig. Kon dat niet anders?

Veel van ons moeten in deze periode slecht nieuws brengen aan relaties. Denk aan het doorvoeren van een tariefsverhoging, het melden van uitstel van betaling of het afzeggen van opdrachten. Maar hoe doe je dat eigenlijk zonder dat het de band met je relatie schaadt?

Hieronder geef ik je 9 tips.

De volgorde van je brief of e-mail

Start je tekst altijd met de aanleiding en het doel van je bericht. Breng daarna gelijk het nieuws en geef dan pas uitleg over het hoe en waarom.

Deze volgorde heeft een paar voordelen:

* Je laat de lezer niet te lang in spanning, hij weet gelijk waar ‘ie aan toe is.

* Door de uitleg onderaan de tekst te zetten en begrip te kweken, sluit je je tekst minder negatief af.

Vermijd negatieve woorden

Probeer woorden als helaas, jammer, onzeker, moeilijk niet te veel te gebruiken. Het geeft een negatieve lading aan het nieuws. Gebruik zoveel als mogelijk positieve woorden als gelukkig, uiteraard, begrijpelijk, zo snel mogelijk.

Houd je tekst kort

Maak je tekst niet te lang, maar zeker niet langer dan een A4. De spanningsboog van de gemiddelde lezer is kort, dus binnen 10 seconden moet je boodschap helder zijn.

Wees duidelijk

Maak je boodschapper niet mooier dan het is, hier prikt de lezer zo doorheen. Stick to the facts!

Gebruik kopjes en opsommingen

Maak je tekst overzichtelijk door alinea's, kopjes en opsommingen (bullets) te gebruiken. Dat leest sneller en makkelijker dan lange lappen tekst. Vergelijk het met Mark Rutte die tijdens persconferenties altijd over punt 1, punt 2, punt 3, enz. praat. Het geeft je als luisteraar richting en duiding.

Meld je vervolgstappen

Vertel wat de lezer hierna van je kan verwachten. Noem bijvoorbeeld een termijn, een uiterste datum of het volgende moment waarop je je weer meldt bij de lezer met nieuws.

Geef mogelijkheid tot vragen stellen

Je kunt je voorstellen dat de lezer met vragen zit na jouw verhaal. Geef hem dus altijd de mogelijkheid om contact met je op te nemen of vragen te stellen. Noem een telefoonnummer of e-mailadres waarop je goed bereikbaar bent en geef duidelijk aan op welke tijden dat is.

Sluit positief af

C’est le ton qui fait la musique. Heb het niet teveel over hoe naar het allemaal voor jou is. Toon altijd begrip voor de vervelende situatie waarin je de lezer brengt door jouw boodschap. Hoe zorgvuldiger je hiermee omgaat, hoe meer begrip je kweekt bij de lezer. Sluit je tekst dan ook altijd af met een tip of wens voor de lezer. Net als Mark Rutte dat doet ;-)

Tot slot

Van tevoren bellen en je boodschap vertellen is altijd een goede optie, het maakt je verhaal persoonlijker. Daarna kun je datgene wat je besproken hebt per brief of e-mail bevestigen.

Meer weten? Geen idee hoe je zo'n tekst schrijft en genoeg andere dingen aan je hoofd? Mail me gerust, ik kan je werk uit handen nemen en de tekst voor je schrijven.